PLAN DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE POUR L'ALLIANCE QUÉBÉCOISE DES THÉRAPEUTES NATURELS
Plan de protection de la vie privée de l'AQTN
www.aqtn.ca
Téléphone: 514-400-7225
INTRODUCTION
L'AQTN reconnait que l'information sur nos membres - nom, adresse, achats antérieurs - est un actif précieux de notre Association. Contrairement à d'autres actifs, toutefois, elle ne nous appartient pas complètement. Nos membres s'intéressent à ce que nous faisons des renseignements qui les concernent. Une mauvaise utilisation de l'information nous expose à des risques commerciaux. Cela pourrait nuire à notre réputation dans la collectivité, nous créer des obligations légales, entraîner des amendes et détruire la confiance essentielle aux bonnes relations avec nos membres. Nous prenons des mesures pour protéger les renseignements personnels, nous limitons les risques et protégeons ce que nous avons investi dans cet actif précieux - l'information sur nos membres.
Vous pouvez consulter ci-dessous un bref résumé des différents types de renseignements.
Les coordonnées comprennent :
- Nom
- Adresse
- Code postal
- Numéro de téléphone / télécopieur
- Adresse courriel
- Site web (si applicable)
Les renseignements démographiques sur les clients comprennent :
- Date de naissance/Âge
- Sexe
Les renseignements financiers comprennent :
- Renseignements bancaires (si le paiement est par chèque)
Les renseignements sur les achats comprennent :
- Antécédents d'achats (adhésions, livrets de reçus)
- Produits/services préférés
Les opinions/intérêts comprennent :
- Renseignements sur la satisfaction des clients (sondages occasionnels)
- Opinions sur les produits et services (sondages occasionnels)
- Domaines d'intérêts et passe-temps (provenant du CV)
Les autres renseignements, incluant ceux du formulaire d'adhésion et des preuves d'identité avec photo, qui peut être un des suivants:
- Permis de conduire
- Carte RAMQ
- Passeport
- Carte étudiante
SOMMAIRE
Qui est au courant?
L'AQTN croit qu'il est important que quelqu'un de l'organisation assume la responsabilité de la mise en oeuvre du plan de protection de la vie privée. Chez l'AQTN , cette personne a plus de 10,000 heures d'expérience appliquant des normes strictes de confidentialité apprises.
Titre : Coordonnateur
Adresse
: Montréal, Québec
Numéro de téléphone
: 514-400-7225
RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR L'AQTN:
| Type de renseignements | Ce que nous recueillons | Qui procède à la collecte | Les fins de la collecte | Qui les utilise | Consigné par | Transmis à | |||||||||||||||||||||
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| Coordonnées |
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| Renseignements démographiques sur les clients |
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Renseignements sur les achats
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| Opinions/Intérêts |
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| Autres |
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PRATIQUES RELATIVES AU CONSENTEMENT
Le consentement est l'acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est expressément donné, verbalement ou par écrit. Il s'agit d'un consentement sans équivoque, que l'AQTN n'a pas besoin de vérifier. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l'inaction de l'intéressé permet raisonnablement de conclure au consentement.
CONSENTEMENT EXPLICITE
L'AQTN considère que les renseignements suivants sont sensibles ou potentiellement sensibles :
- Date de naissance/Âge
- Renseignements bancaires, par exemple si le paiement est fait par chèque ou carte de crédit. Ces renseignements ne sont pas retenus.
- Antécédents d'achats
- Opinions sur les produits et services
- Domaines d'intérêts et passe-temps
- Permis de conduire, Carte RAMQ, Passeport, Carte étudiante
Lorsque nous recueillons des renseignements sensibles ou potentiellement sensibles, nous nous assurons d'obtenir le consentement explicite du membre. Autrement dit, nous demandons directement au membre s'il consent à la collecte de ces renseignements ou à leur communication à une autre entreprise telle un assureur ou une école, par l'entremise du formulaire d'adhésion.
CONSENTEMENT TACITE
L'AQTN recueille les renseignements suivants pour conclure une vente d'adhésion ou pour placer une commande spéciale:
- Renseignements bancaires (si paiement par chèque)
- Antécédents d'achats (pour éviter l'abus d'utilisation des reçus)
Ces renseignements sont nécessaires pour conclure la transaction d'adhésion, donc nous pouvons présumer que le membre a donné son consentement lorsqu'il nous donne ces renseignements (c'est ce qu'on appelle le « consentement tacite »).
Note :
- L'AQTN ne peut pas refuser une adhésion si le membre ne consent pas à la collecte de renseignements qui ne sont pas nécessaires pour conclure la transaction. Le sexe est un renseignement qui n'est pas nécessaire pour évaluer une application.
- Si l'AQTN décide plus tard d'utiliser ces renseignements à d'autres fins, nous devons obtenir de nouveau le consentement du membre.
CONSERVATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : DOCUMENTS PAPIER
Voici le type de renseignements que l'AQTN peut conserver au moyen de documents papier :
Nous croyons qu'il est très important de prendre toutes les mesures possibles pour que les renseignements personnels de nos membres soient conservés de façon sécuritaire. Nous protégeons les documents en les plaçant dans :
- un coffret de sécurité (CIBC);
- une aire réservée ou seul le personnel autorisé a accès.
CONSERVATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES
Voici le type de renseignements que l'AQTN peut conserver dans des documents électroniques :
Nous croyons qu'il est très important de prendre toutes les mesures possibles pour que les renseignements personnels de nos membres soient conservés de façon sécuritaire. Voici comment nous protégeons les documents électroniques:
- en limitant l'accès avec des mots de passe
- en utilisant un pare-feu
- en chiffrant les renseignements personnels transmis sur un réseau sans fil
- en gardant un enregistrement électronique des opérations identifiant la personne et le moment (jour/heure/adresse IP) que l'information a été accédée
- en conservant des fichiers de sauvegarde dans un classeur verrouillé dans dans un endroit sécuritaire
Nous sommes vigilants en ce qui concerne les ordinateurs portables, ou l'on ne sauvegarde pas de renseignements personnels de nos membres.
LISTE DES TIERCES PARTIES
L'AQTN peut communiquer des renseignements personnels aux tiers fournisseurs ou mandataires suivants :
Nous avons passé en revue les pratiques de protection de la vie privée
adoptées par les compagnies d'assurances pour vérifier si elles satisfont aux mêmes normes
que celles de l'AQTN, et nous sommes confiants que leurs pratiques sont égales ou supérieurs.
Concernant les écoles, les informations fournies sont limitées, dans la majorité des cas l'école détient déjà l'information personnelle dans leurs dossiers, notre intention est de valider la formation.
LISTE DES TIERCES PARTIES
Pour tout visiteur sur notre site Web (www.AQTN.ca), nous recueillons également :
- l'information concernant votre ordinateur, notamment votre adresse IP, le type de système d'exploitation et de fureteur que vous utilisez et l'emplacement de l'ordinateur;
- les pages consultées sur notre site et les liens sur lesquels vous cliquez;
- les autres sites que vous avez visités récemment.
DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS ET PLAINTES
Répondre adéquatement et rapidement aux interrogations des membres est un des moyens les plus rapides de se conformer à la protection de la vie privée. Le coordonnateur sait exactement quels renseignements personnels l'AQTN recueille et pourquoi nous les recueillons, afin qu'il puisse répondre aux questions des clients.
Le plan de protection de la vie privée de l'AQTN est un engagement envers nos membres, et nous invitons toute personne ayant des questions à Nous joindre.